Benchmarking berarti membandingkan proses, atau produk suatu bisnis dengan menggunakan standar optimal. Lewat penerapan metode benchmarking, maka organisasi bisa tahu dengan jelas bagaimana mereka mampu meningkatkan kinerja sehingga mereka lebih kuat dalam bersaing.

Kali ini kita akan membahas definisi, tujuan dan cara atau proses melakukan benchmarking tersebut.

Apa yang Dimaksud dengan Benchmarking?

Kalau kamu ingin coba meningkatkan performa atau kinerja bisnis supaya bisa bersaing, perlu dipahami dengan baik benchmarking ini. Seperti yang disinggung di atas, benchmarking berarti suatu proses dalam membandingkan praktik, maupun produk bisnis dengan menerapkan standar terbaik.

Benchmarking bisa diterapkan pada suatu industri maupun organisasi lainnya. Di dalam benchmarking akan melibatkan cukup banyak hal. Mulai dari wawancara, analisis data, studi kasus, observasi langsung, atau aspek lain sebagainya.

Dengan adanya benchmarking, kita bisa tahu apa nilai plus maupun minus dari suatu organisasi. Pada akhirnya kita bisa memberi tahu informasi yang tepat guna mengenai bagaimana caranya mengatasi masalah. Bukan hanya mengatasi masalah saja, peluang-peluang yang ada juga bisa dimanfaatkan.

Meski pada akhirnya bisa menjadi tahap yang kompleks, butuh tenaga, butuh waktu, dan butuh sumber daya, tapi hasilnya memuaskan. Hasilnya bisa memberikan manfaat besar untuk jangka panjang. Maka dari itu, benchmarking sangat penting untuk memastikan kesuksesan suatu bisnis atau organisasi secara jangka panjang.

Baca Juga: Mengenal Sistem Konsinyasi dalam Bisnis

Tujuan Benchmarking

Benchmarking pada umumnya memiliki tujuan utama yaitu meningkatkan efisiensi dan performa suatu organisasi. Lewat langkah-langkah benchmarking, maka instansi bisa menentukan titik-titik pada bisnis tertentu yang butuh perbaikan. Lalu mereka bisa menemukan bagaimana caranya mencapai titik performa terbaik.

Selain tujuan utama tersebut, tujuan benchmarking lainnya yaitu meningkatkan inovasi yang harapannya dapat menjamin daya saing. Daya saing tentunya sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang.

Jenis-jenis Benchmarking

Secara umum, benchmarking bisa dibagi menjadi 6 jenis. Berikut beberapa di antaranya:

1. External Benchmarking

Salah satu jenisnya adalah External Benchmarking, jenis benchmarking satu ini melibatkan perbandingan antar organisasi. Tujuan dari external benchmarking adalah membandingkan performa maupun praktik bisnis organisasi memakai standar terbaik dalam industri. Benchmarking ini bisa menentukan juga bagaimana cara membedakan diri jika dibandingkan para pesaing.

Baca Juga: Banyak Faktor Yang Mempengaruhi Kegiatan Ekonomi, Simak Ulasannya

Benchmarking eksternal juga mampu membantu organisasi mencari tahu peluang baru lalu harapannya dapat memperluas bisnis. Organisasi bisa tahu cara mencapai kinerja lebih menjanjikan lewat external benchmarking. Mereka pun bisa tahu bagaimana para pesaing lainnya mengatasi kendala yang mirip.

Benchmarking satu ini sangat penting karena bisa membantu perusahaan membandingkan praktik mereka dengan apa yang menjadi standar industri terbaik.

2. Internal Benchmarking

Selain external benchmarking, tentunya ada juga internal benchmarking. Dalam internal benchmarking terdapat perbandingan departemen di satu organisasi. Tujuan benchmarking ini adalah meningkatkan kinerja maupun efisiensi pada bagian atau departemen tersebut. Pada akhirnya dapat dipastikan semua bagian sudah bekerja secara optimal.

Lewat penerapan internal benchmarking, maka organisasi mampu mengidentifikasi berbagai bagian yang masih memerlukan perbaikan. Lalu mereka bisa tahu cara tepat untuk mendapatkan kinerja terbaik pada tiap departemen.

3. Product Benchmarking

Karena dinamakan product benchmarking, maka sudah tentu jenis yang satu ini fokus kepada produk organisasi. Tujuan product benchmarking yaitu menentukan seperti apa produk bisa ditingkatkan. Dengan product benchmarking, maka organisasi bisa memahami bagaimana output bisnis mereka dibandingkan produk pesaing.

Bukan hanya membandingkan dengan output pesaing saja tapi juga produk yang terbaik dalam industri terkait. Benchmarking satu Ini mampu membantu organisasi tahu cara terbaik untuk meningkatkan performa produk, dan mengurangi biaya untuk produksi.

Tipe benchmarking ini dapat juga membantu instansi memahami seperti apa pesaing mereka mengatur cara dalam menghadapi tantangan. Pada akhirnya product benchmarking dapat menjamin kualitas produk pada suatu perusahaan atau organisasi. Sehingga product benchmarking juga memiliki peran yang cukup penting.

4. Functional Benchmarking

Jenis selanjutnya adalah functional benchmarking, benchmarking ini fokus kepada fungsionalitas spesifik organisasi. Proses bisnis dalam organisasi akan dibandingkan dengan organisasi lain tapi dengan cara-cara yang mirip. Tujuan functional benchmarking yaitu menentukan fungsi atau proses tersebut bisa diperbaiki atau bahkan ditingkatkan.

Organisasi diharapkan bisa memahami proses bisnis secara spesifik dibandingkan industri lain. Sehingga bisa mencari tahu cara optimal untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, maupun meningkatkan proses bisnis.

Bukan hanya dari sisi produknya saja, kita juga harus tahu seperti apa cara meningkatkan kualitas proses fungsional dari suatu bisnis. Bisa saja kualitas produk sudah bisa diandalkan tapi fungsional atau prosesnya yang kurang efisien.

5. Industry Benchmarking

Maksud dari industry benchmarking yaitu yang memfokuskan kepada kinerja industri tapi secara keseluruhan. Organisasi akan membandingkan kinerja mereka dengan standar yang berlaku dalam industri. Industry benchmarking mampu membuat organisasi tahu langkah-langkah meningkatkan strategi optimal untuk bisnis mereka.

Harapannya organisasi dapat bersaing bukan hanya dalam satu aspek saja tapi secara keseluruhan. Benchmarking ini juga bisa membantu memahami bagaimana suatu industri bisa memenuhi kebutuhan para pelanggannya. Sangat penting industry benchmarking dilakukan untuk memenuhi berbagai tuntutan pasar.

6. Competitor Benchmarking

Karena namanya Competitor Benchmarking, maka sudah pasti fokusnya adalah kepada para pesaing. Suatu organisasi akan membandingkan cara para pesaing terdekat melakukan bisnis. Tujuannya yaitu menentukan bagaimana mereka para pesaing bisa berhasil.

Tujuan lainnya yaitu menentukan bagaimana caranya organisasi bisa meningkatkan performa mereka. Lewat penerapan competitor benchmarking, harapannya organisasi bisa tahu bagaimana pesaing mampu memenangkan pasar maupun mengatasi tantangan. Pada akhirnya organisasi bisa menjamin posisi mereka kuat di pasar.

Salah satu tujuan berbisnis yaitu memenangkan pelanggan. Itulah yang bisa didapat dari melakukan benchmarking ini lewat pengenalan para pesaing.

Proses Benchmarking

Beberapa tahap tertentu perlu dilakukan agar bisa benchmarking. Berikut beberapa proses yang ada dalam benchmarking.

• Memahami proses bisnis dalam organisasi

Tahap pertama yaitu memahami proses internal, analisis dibutuhkan untuk tahap yang satu ini. Coba bandingkan data internal yang dimiliki dengan data yang diperoleh. Tujuannya yaitu menentukan kesenjangan antara dua kategori data tersebut.

Bandingkan situasi kualitatif seperti prosedur, organisasi, sistem, sikap individu dan sebagainya. Lalu identifikasi mengapa perbedaan tersebut bisa muncul dan apa yang dapat dipelajari dari situ.

• Tentukan langkah-langkahnya

Benchmark sebenarnya bisa menjadi proses yang lama, dan terus memerlukan perbaikan. Untuk mencari tahu solusi dari suatu permasalahan, maka perlu diawali perancangan proses yang baru untuk upaya perbaikan. Pemilihan suatu standar harus dapat memiliki peran besar untuk peningkatan mutu maupun perbaikan.

Mulai dari memperhatikan durasi penyelesaian pada setiap unsur pekerjaan, waktu tiap poin pengambilan keputusan, dan jumlah pengulangannya. Aspek yang perlu diperhatikan lainnya yaitu kemungkinan terjadinya kekeliruan pada tiap elemen.

Benchmarking tidak lepas juga dari menentukan bagaimana caranya meningkatkan mutu hasil maupun proses. Pilih juga informasi yang diperlukan untuk setiap proses benchmarking tapi dari perusahaan lain agar dapat menjadi tujuan tambahan.

• Tentukan targetnya

Tahap benchmarking selanjutnya adalah menentukan untuk siapa benchmark ini dilakukan. Caranya yaitu memilih perusahaan atau organisasi lain yang dirasa mempunyai reputasi baik. Bahkan bisa saja pilih yang terbaik pada kategori bisnis terkait.

• Pengumpulan data

Langkah penting lainnya yaitu pengumpulan data, lakukan riset terkait standar tertentu yang sudah dipilih kepada perusahaan yang hendak ‘di-benchmark’. Kategori informasi yang dikumpulkan dapat dimulai lewat apa saja informasi yang telah dipublikasikan.

Cara riset dalam benchmarking sebenarnya cukup beragam. Mulai dari pengumpulan data ‘ in house’, bisa dilakukan dengan penilaian terhadap berbagai informasi internal. Misalnya adalah survei terhadap pasar, hasil studi jurnal, survei pelanggan, majalah dan lain sebagainya.

Pengumpulan data pihak ketiga merupakan cara lainnya. Cara ini dilakukan melalui jasa pencarian data, biasanya jasa ini digunakan untuk informasi yang sulit untuk didapat. Kategori cara riset lainnya yaitu pertukaran langsung.

Langkahnya bisa dengan memakai kuesioner yang diberikan kepada lembaga tujuan yang ingin kamu benchmark. Langkah lainnya bisa menelepon langsung perusahaan terkait. Data-data yang didapat bisa kamu gunakan sebagai pendahuluan terlebih dahulu, sebelum mengunjungi langsung.

Ketika ingin berkunjung langsung, berbagai proses yang akan diamati perlu sesuai standar terkait data internal. Tentunya harus diidentifikasi terlebih dahulu sebelumnya.

• Pasca Riset

Kunjungan langsung akan menghasilkan pemahaman lebih mendalam. Kalau dibandingkan dengan pengumpulan data lainnya, mengunjungi langsung memiliki hasil yang lebih mutakhir. Maka dari itu, kalau sudah didapat informasi mendalam tersebut, bisa langsung diaplikasikan.

Langkah terakhir benchmarking yaitu implementasi dari berbagai rencana yang telah dibuat sebelumnya. Pada tahap satu ini, dibutuhkan mekanisme pelaporan untuk mencari tahu seperti apa efektivitas rencana tersebut.

Melakukan pemantauan harus secara berkelanjutan atau kontinu. Harapannya adalah informasi yang didapat bisa dijadikan sumber perbaikan untuk tahap perencanaan yang selanjutnya.

Kesimpulan, Mengapa Benchmarking Penting Untuk Suatu Bisnis?

Benchmarking penting diterapkan untuk bisnis karena alasan-alasan tertentu. Mulai dari peningkatan penjualan misalnya. Benchmarking merupakan teknik penyusunan strategi bisnis. Kalau strategi relevan, penjualan bisa meningkat.

Saat menerapkan benchmarking, akan lebih tahu performa penjualan kalau dibandingkan para kompetitor. Marketing campaign pun bisa disusun lebih tepat lewat informasi yang didapat tersebut. Alasan lainnya yaitu benchmarking bisa memperbaiki secara berkala.

Performa bisnis nantinya bisa meningkat bukan hanya sementara saja tapi secara berkelanjutan juga. Infrastruktur perusahaan juga bisa dikembangkan lewat benchmarking. Infrastruktur yang dimaksud yaitu seperti standar operasional, database dan sebagainya.

Lewat standar operasional terbaik dan kelengkapan infrastruktur, produktivitas bisa lebih meningkat. Para karyawan bisa menyampaikan pendapat mereka dengan mudah, maupun bertindak mengambil keputusan.

Maka dari itu, benchmarking sangat penting karena bisa tahu aspek tertentu yang memang perlu dikembangkan. Perusahaan disarankan mendengarkan pendapat para karyawannya agar bisa mendapatkan pemahaman lebih baik mengenai peran tiap individu. Pada akhirnya akan muncul rasa memiliki untuk setiap karyawan.

Melalui benchmarking, bisa membantu juga identifikasi posisi perusahaan pada bidang industri terkait. Metode benchmarking menjadi cara efektif agar kita bisa tahu kelebihan suatu perusahaan dan memahami bagaimana kompetitor dapat lebih unggul.

Itulah penjelasan mengenai definisi, tujuan, jenis-jenis dan cara menerapkan benchmarking. Kekuatan suatu perusahaan atau organisasi bisa ditunjang dengan baik melalui benchmarking yang tepat.