Bagi Anda yang sudah terjun dalam dunia bisnis dan berfokus pada memproduksi suatu barang, tentu harus melewati suatu perencanaan yang terstruktur dan baik terlebih dahulu.

Salah satu perencanaan yang paling krusial adalah perencanaan dana yang nantinya menjadi tolak ukur dalam segala aspek terutama dalam hal laba atau keuntungan.

Nah, dalam hal ini Anda perlu mengenal yang namanya RFQ atau kepanjangan dari Request for Quotation. Istilah tadi dipergunakan ketika dalam melakukan perencanaan anggaran bisnis.

Dalam hal ini biasanya RFQ digunakan untuk perencanaan yang memiliki anggaran tertentu. Untuk mengetahuinya lebih lanjut, berikut ini adalah penjelasan terkait pengertian RFQ.

Pengertian dari Request for Quotation (RFQ)

RFQ merupakan suatu langkah yang diambil oleh suatu bisnis ketika akan melakukan penawaran yang biasanya dilakukan kepada vendor ataupun penyedia barang.

Dalam hal ini, biasanya penawaran yang diberikan akan berisi detail dari produk seperti jasa, barang, ataupun proyek. Selain mencantumkan hal tersebut, di dalam RFQ juga terdapat anggaran yang tersedia dalam memproduksi barang atau jasa tersebut.

Anggaran yang tertera pada RFQ tadi, nantinya akan disesuaikan oleh pihak vendor dengan mengatur spesifikasi atau kualitas barang yang diminta.

Maka, inti dari penggunaan RFQ ini adalah berfokus pada penyesuaian estimasi anggaran produksi dengan hasil barang yang diinginkan.

Nah, untuk mengetahuinya lebih jelas, berikut ini adalah proses yang biasanya dilakukan pebisnis dalam menerapkan RFQ

Proses RFQ dalam Sebuah Bisnis

Seperti yang disampaikan di awal jika RFQ ini dilakukan ketika akan perancangan suatu produksi barang dan jasa. Nah dalam hal ini, tentu RFQ dilakukan saat permulaan dari bisnis.

Ketika RFQ yang dirancang tersebut telah diselesaikan dan diajukan kepada pihak vendor, maka pihak vendor akan menyesuaikan dengan memberikan daftar dari barang dan juga jasa yang sesuai dengan permintaan di dalam RFQ.

Nah, daftar barang tersebut nantinya akan berisikan estimasi harga dari produksi barang ataupun jasa yang dibutuhkan.

Ketika pihak vendor menerima permintaan RFQ ini, biasanya ada beberapa hal lain yang disampaikan oleh pihak vendor terhadap perusahaan.

Biasanya hal ini bertujuan untuk menarik kerjasama dengan perusahaan yang memberikan pengajuan RFQ. Untuk mengetahui apa saja yang perlu disampaikan, berikut adalah detail yang biasanya dicantumkan oleh pihak vendor dalam menanggapi permintaan RFQ.

• Mencantumkan pengalaman vendor dengan perusahaan serupa yang telah bekerjasama.
• Mencantumkan keunggulan seperti fleksibilitas dari vendor itu sendiri.
• Memberikan testimoni berupa proyek yang telah selesai dengan waktu yang tepat dan efisien.
• Melampirkan keunggulan yang menjadikan vendor tersebut mampu menyelesaikan lebih baik dibanding dengan vendor lainnya.

Dalam hal ini Anda dapat memastikan dan menganalisis kembali untuk mempertimbangkan tahap selanjutnya yaitu tahap kerjasama.

Dalam hal ini pengajuan RFQ belum dalam tahap kerjasama, karena masih dalam tahap penawaran atau negosiasi. Kedua pihak harus setuju terlebih dahulu atas penawaran RFQ yang diberikan dan diterima.

Karena tidak adanya kontrak kerja ini perusahaan yang mengajukan kepada vendor belum tentu akan maju ke tahap proyek.

Sehingga pastikan Anda memilih pihak vendor yang tepat agar proses produksi barang akan tetap lancar.

Mengapa Penggunaan RFQ Sangat Disarankan?

Dalam perencanaan suatu bisnis, maka tentunya memerlukan cara terbaik untuk membuka jalan yang baik pula.

Hal ini dilakukan agar dapat meminimalisir ketika nantinya terjadi kerugian yang mungkin bisa datang kapanpun. Berikut ini adalah alasan mengapa penggunaan RFQ sangat disarankan :

1. Memiliki Efisiensi dan Efektifitas yang Tinggi

Dalam hal ini, RFQ menghadirkan efektifitas dan juga efisiensi yang tinggi dikarenakan dalam RFQ sendiri perlu mencantumkan seluruh barang yang diperlukan ketika proses penawaran. Dengan adanya hal ini, maka nantinya pihak vendor lebih dimudahkan ketika mencari barang atau jasa tersebut.

2. Mampu Meminimalisir jika Terjadinya Resiko Tak Terduga

dengan menggunakan RFQ, maka dapat meminimalisir terjadinya risiko yang mungkin saja dapat merugikan perusahaan seperti perubahan harga, pembatalan pembelian dan ketersediaan stock.

Resiko ini dapat diminimalisir ketika Anda menggunakan proses RFQ.

3. Mempermudah Proses Pengadaan

Ketika Anda menggunakan RFQ, Anda tidak perlu lagi memikirkan hal lain yang mungkin menghambat proses pengadaan seperti jumlah barang, produk yang susah didapat, hingga dana pada ongkos pengiriman.

Karena pihak vendor telah menentukan barang atau jasa yang sesuai dengan estimasi pembiayaan yang diajukan.

4. Lebih Menghemat Waktu

Jika bisnis Anda menggunakan RFQ pada perencanaannya, maka tahapan yang seperti pemilihan produk perbandingan produk, sehingga lokasi produk akan lebih hemat waktu. Pasalnya Hal ini sudah menjadi pilihan terbaik dari vendor yang disesuaikan dengan anggaran awal.

Nah, itu dia pengertian dan penjelasan dari Request For Quotation (RFQ). Setelah memahaminya, Anda dapat menerapkan hal ini seterusnya pada bisnis Anda untuk menghindari adanya risiko dan juga perencanaan anggaran yang tidak tepat.